Collecte des données nominatives

Le terme « Collectivités » représentent la collectivité Ville de Chartres, Chartres métropole, le Centre Communal d’Action Sociale et le Centre Intercommunal d’Action Sociale.

Les informations que les Collectivités sont amenées à recueillir proviennent de leur communication volontaire par les personnes physiques par saisie sur les formulaires en ligne disponibles sur ce site Internet. Le caractère facultatif ou obligatoire des données est indiqué sur chaque formulaire. Ces adresses électroniques peuvent être utilisées afin de répondre à vos besoins et vous transmettre des informations.

Les Collectivités s’engagent à ce que la collecte et le traitement de données à caractère personnel, effectués à partir du présent site, soient conformes à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi qu’au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable le 25 mai 2018. Ainsi, sauf stipulation contraire directement mentionnée sur le formulaire de saisie des données, les adresses électroniques collectées ne font l’objet d’aucune cession à des tiers de la part des Collectivités.

La destination des informations collectées est précisée sur chaque formulaire en ligne.

Chaque formulaire ou téléservice limite la collecte des données personnelles au strict nécessaire (minimisation des données) et indique notamment :

• quels sont les objectifs du recueil de ces données (finalités) ;
• si ces données sont obligatoires ou facultatives pour la gestion de votre demande ;
• qui pourra en prendre connaissance (uniquement les Collectivités en principe, sauf précision dans le formulaire lorsqu’une transmission à un tiers est nécessaire à la gestion de votre demande).

Les données personnelles recueillies dans le cadre des services proposés sur le site Internet des Collectivités sont traitées selon des protocoles sécurisés et permettent aux Collectivités de gérer les demandes reçues dans ses applications informatiques.

Les informations personnelles recueillies dans le cadre des services proposés par les Collectivités sont conservées conformément aux règles prescrites par les archives départementales, par la loi de 1978 et pendant une durée justifiée par la finalité de leur traitement. Les services des Collectivités disposent de moyens informatiques destinés à gérer votre dossier, vos demandes ainsi que les prestations qui vous sont servies.

Les informations enregistrées sont réservées à l’usage des services concernés et ne peuvent être communiquées qu’au personnel des Collectivités et aux destinataires habilités.

Conformément aux article 15 à 23 du Règlement Général sur la Protection des données, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez également définir le sort de vos données après votre décès, en vous adressant au Délégué à la Protection des Données. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant, sauf si ce droit a été écarté par une disposition législative.

Une copie des données à caractère personnel vous concernant peut vous être délivrée, à votre demande et contre remboursement des coûts de reproduction de celle-ci. Toutefois, les Collectivités ont la possibilité de s’opposer aux demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique.

Les demandes d’exercice du droit d’accès, rectification, opposition et suppression peuvent être formulées :

• par courriel, accompagné de la copie d’une pièce d’identité, à l’adresse dpo@agglo-ville.chartres.fr ;
• par courrier postal signé, accompagné de la copie d’une pièce d’identité, à Autricum – Hôtel de ville, DPO, place des Halles, 28019 Chartres Cedex.

Veuillez préciser sur quelles données ou quelles opérations de traitement porte votre demande.

Les Collectivités peuvent exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée (article 15.3 du RGPD).

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des données (Règlement (UE) 2016/679) le 25 mai 2018, tout usager a le droit :

de s’opposer au profilage

de demander la limitation du traitement

d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (En France : CNIL, 3, place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07 – Téléphone : 01 53 73 22 22 – www.cnil.fr)

Les 11 principes de la politique de gestion des données à caractère personnel

Les 11 principes suivants constituent la politique de gestion des données à caractère personnel des Collectivités.

Principe 1 – Responsabilité

Les Collectivités sont responsables des traitements de données à caractère personnel qu’elles mettent en œuvre directement ou indirectement en France et à l’étranger. En conséquence, elles doivent se conformer strictement à la loi sur la Protection des Données personnelles mais également au RGPD.

Conformément aux exigences légales, elles doivent accomplir toutes les formalités nécessaires à la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel, que ces données concernent ses usagers ou ses agents.

Principe 2 – Détermination des finalités de la collecte de données à caractère personnel

Les Collectivités doivent déterminer les finalités pour lesquelles elles recueillent des données à caractère personnel.

Les données sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ; le traitement ultérieur à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques n’est pas considéré, conformément à l’article 89 du RGPD, paragraphe 1, comme incompatible avec les finalités initiales (limitation des finalités). Article 6, 26 du RGPD.

Principe 3 – Transparence et licéité de la collecte

Les Collectivités ne collectent pas de données à caractère personnel à l’insu des personnes concernées. De la même manière, elles ne collectent pas des données à caractère personnel lorsque les personnes concernées s’y opposent légitimement.
Les données sont collectées de manière licite conformément à l’article 6 du RGPD.

Les Collectivités fournissent aux personnes concernées, auprès desquelles elles recueillent leurs données à caractère personnel, les informations sur la finalité du traitement, l’identité du responsable du traitement, la base légale du traitement, la durée de conservation et l’étendue de leurs droits conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

Principe 4 – Limitation de la collecte des données à caractère personnel et qualité des données

Les Collectivités se limitent au recueil des seules données à caractère personnel nécessaires à l’atteinte des finalités énoncées. Les données sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (minimisation des données). Article 25 du RGPD

Les données fournies par les usagers doivent-être exactes et, si nécessaire, les Collectivités mettront en œuvre toutes les mesures nécessaires et raisonnables à leur mise à jour. Article 16 du RGPD.

Principe 5 – Limitation de la conservation des données à caractère personnel

Les Collectivités veillent à la mise à jour des données à caractère personnel qu’elles traitent tout en respectant les finalités visées. Les durées de conservation ne doivent pas excéder celles nécessaires à l’atteinte des finalités visées.

Ces durées de conservations sont :

• soit édictées par les Archives Départementales ou les Archives de France,
• soit précisées dans les textes législatifs et/ou réglementaires.

Ces durées, ou les éléments permettant de les déterminer, sont portées à la connaissance des usagers.

Principe 6 – Sécurité physique et logique des données à caractère personnel

Les Collectivités déterminent et mettent en œuvre les moyens nécessaires à la protection des systèmes de traitement de données à caractère personnel pour éviter toute intrusion malveillante et prévenir toute perte, altération ou divulgation de données à des personnes non autorisées.

Les Collectivités déterminent et mettent en œuvre des mesures de sécurité permettant de garantir la confidentialité des données :

• article 34 de la loi sur la Protection des données ;
• article 32 du RGPD- Sécurité du traitement.

Les Collectivités exigent de leurs sous-traitants et de leurs partenaires qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel (signature de clauses de confidentialité).

Principe 7 – Violation de données à caractère personnel

En cas de faille de Sécurité, les Collectivités doivent prévenir l’autorité de contrôle dans les 72h et doivent documenter tous les éléments relatifs à la violation.

Lorsqu’une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique, le responsable du traitement communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais.

• Article 33 du RGPD – Notification à l’autorité de contrôle d’une violation de données à caractère personnel.
• Article 34 du RGPD – Communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel.

Principe 8 – Droit des personnes et Information

Les Collectivités mettent en œuvre les moyens nécessaires pour informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de données à caractère personnel qui la concernent et de l’usage qui en est fait.

Elles mettent en œuvre les moyens nécessaires pour garantir aux usagers et aux agents l’accès aux données à caractère personnel qui les concernent lorsqu’ils en font la demande. Elles prennent toute mesure pour rectifier ou supprimer les informations erronées.

Chaque traitement fait l’objet d’une information complète à l’usager ou à l’agent et doit au minima indiquer les éléments suivants :

• l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, et le cas échéant celles de son représentant ;
  • le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données.
• les finalités poursuivies par le traitement auquel les données sont destinées ;
• la base juridique du traitement ;
• les catégories de données concernées par la collecte en vue du traitement ;
• les catégories de destinataires des données à caractère personnel, y compris dans les États non membres de l’Union européenne ou au sein d’organisations internationales ;
• au besoin, des informations complémentaires, en particulier lorsque les données à caractère personnel sont collectées à l’insu de la personne concernée ;
• la durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence ou non d’une décision automatisée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, et la limitation du traitement des données à caractère personnel relatives à une personne concernée (Les [nom du client] ne sont pas concernés par le droit à la limitation du traitement) ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés et les coordonnées de la commission.

Principe 9 – Mise en œuvre de la politique de gestion des données à caractère personnel

Les Collectivités doivent mettre à disposition de leurs usagers et de leurs agents une information précise sur la politique de gestion des données à caractère personnel et les principes qui la composent.

Les Collectivités déterminent et mettent en œuvre l’ensemble des mesures opérationnelles utiles et nécessaires pour permettre à leurs services d’appliquer les principes de la politique de gestion des données à caractère personnel.

En ce sens, elles sensibilisent et forment leurs services sur les principes applicables en matière de gestion des données à caractère personnel et promeuvent les bonnes pratiques.

Principe 10 – Respect des principes énoncés

Les Collectivités sont pourvues d’un Délégué à la Protection des Données qui veille au respect des règles en matière de collecte et de traitement de données à caractère personnel énoncées dans le présent document.

Toute personne doit pouvoir saisir le Délégué à la Protection des Données sur les principes énoncés ci-dessus.

Principe 11 – Pérennité de la politique de gestion des données à caractère personnel

Pour les besoins de la pérennité de sa politique de gestion des données à caractère personnel, les Collectivités s’assurent régulièrement de l’adéquation des principes qui la composent aux évolutions des technologies, du droit et des besoins des usagers et des tiers.

L’utilisation de services d’intelligence artificielle

Les Collectivités ont recours à des services d’intelligence artificielle pour améliorer la simplicité des démarches usagers, afin de faciliter le travail d’analyse des agents et gagner en efficacité de traitement. Elles ont choisi d’expérimenter l’intelligence artificielle dans les outils internes.

L’utilisation des données à caractère personnel est effectuée conformément au Règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil du 13 juin 2024 établissant des règles harmonisées concernant l’intelligence artificielle et modifiant les règlements (CE) n° 300/2008, (UE) n° 167/2013, (UE) n° 168/2013, (UE) 2018/858, (UE) 2018/1139 et (UE) 2019/2144 et les directives 2014/90/UE, (UE) 2016/797 et (UE) 2020/1828 (règlement sur l’intelligence artificielle) en complément du RGPD.

Destinataire des données : Service de la collectivité en charge des missions de service public concernées.

Base légale (fondement juridique) : (Variable selon les traitements concernés) Obligation légale Exécution d’une mission de service public Intérêt légitime.

Durée de conservation des données : Variable selon les traitements concernés.

Droits RGPD applicables au traitement : (Variable selon les traitements concernés)

• Droit d’accès.
• Droit de rectification.
• Droit d’opposition.
• Droit de suppression.
• Droit de limitation.
• Droit de portabilité.